Välkomna till Sunetdagarna 1-4 april på LNU i Växjö.

För program och anmälan se Sunetdagarna våren 2019.

Connexit

Bakgrund

2016 beslutade Sunet att ersätta Sunet Connect med annan e-mötestjänst, Sunets riskbedömning och anledning till avveckling; https://www.sunet.se/blogg/the-future-of-adobe-connect/. Produktägarna för Sunets mediatjänster har på uppdrag av Sunets ledningsgrupp gjort en risk och konsekvensanalys gällande avveckling av tjänsten Sunet Connect. 

Produktägarna utarbetade och presenterade ett förslag på hur avvecklingen av Sunet Connect skulle kunna utföras i en kontrollerad modell där myndigheterna ges möjlighet att fasa in Sunets ersättande e-mötestjänst Zoom samtidigt som lagkravet gällande gallring innehållande media av undervisningskaraktär inom tjänsten efterlevs. I analysen samlades myndigheternas frågeställningar och synpunkter in och presenterades för Sunets ledningsgrupp som slutgiltigt fattade beslut gällande avvecklingsplan för tjänsten.

Beslut (reviderat 2018-06-29)

  • inspelningsfunktionaliteten i Connect stängs 31 januari 2019
  • antalet licenser minskas med minskad användning
  • 31 augusti 2019 stängs inloggning till tjänsten Sunet Connect via Swamid
  • inspelat material är tillgängligt t o m 31 januari 2021, då tjänsten avslutas
  • gallring/bevarande av material ÄLDRE än två år åligger respektive myndighet att utföra i enlighet med gällande riktlinjer

Inspelat material

Arbetsinsatsen för export av media enligt gallringsdirektiven för respektive myndighet centraliseras till Sunet. Avvecklingen effektiviseras då materialet redan finns lagrat i Sunets driftsmiljö och inte behöver lyftas ut till egna arkivlösningar förutom de typurval som respektive myndighet själva väljer att arkivera.

Myndigheterna kan istället fokusera på införande av Sunets ersättande mötestjänst (Zoom) och slipper lägga manuella arbetsinsatser på export och bevarande av inspelat material som varit den mest kommenterade och kritiserade punkten i kommunikationen med myndigheterna gällande avveckling av tjänsten.

Med detta förslag efterlevs Riksarkivets gallringsriktlinjer (https://riksarkivet.se/rams?pdf=rams/RA-MS%202017-39.pdf) där lagkravet gällande gallring innehållande media av undervisningskaraktär får gallras FÖRST efter två år.

GDPR

I konsekvensanalysen inhämtades fakta gällande den nya dataskyddsförordningen (GDPR) där särkilt ansvar gällande inspelningar åligger, t.ex.:

  • medgivande om inspelning från alla deltagare (om inte myndighetsutövning)
  • myndighetsutövning - examinerande uppgifter, 2 års bevarande
  • avisering om var inspelningen tillhandahålls och vem som har tillgång till den
  • om någon av inspelade personer drar tillbaka medgivande bör filmen kunna tas bort
  • ingen inspelning av chatfunktionen eller deltagarlista
  • uppläsning av chatmeddelanden utan namngivning

Ytterligare info finns att hämta via REMM-projektets webbinar om GDPR, https://youtu.be/RY5TH5kq8zo som tar upp vad GDPR innebär i praktiken för digitala möten.

Kommunikation

  • information gällande avvecklingsbeslut sprids till Sunets kontaktpersoner (CIO) via e-postlistor
  • information gällande avvecklingsbeslut sprids via Produktägarnas kontaktpersoner och e-postlistor samt publiceras på Sunets Wiki-sida (https://wiki.sunet.se/display/emoten/Connexit)
  • information till slutanvändaren om att inspelningsfunktionen i Sunet Connect stängs ner 31 januari 2019 och publiceras på loginsidan för tjänsten, https://connect.sunet.se

Checklista 

Denna checklista kan vara ett stöd i lärosätets eget arbete med att avveckla Adobe Connect.

Kartläggning 

Första steget är att ta reda på hur användningen ser ut av Adobe Connect vid ditt eget lärosäte. Förslagsvis behöver du kartlägga tjänstens 

  • användning vid lärosätet, t ex antal timmar, filmvolym
  • superanvändare, t ex antal timmar och filmvolym per användare.  

Så här gör du:  Ta ut statistik från Adobe Connect

Konsekvensanalys

Tänk "vad händer om.." Det kan exempelvis gälla funktionalitet och förändrade arbetssätt. Ett första steg kan vara att ta reda på hur användningen skiljer sig åt vid ditt lärosäte gällande Adobe Connect och nya Zoom. 

Funktionsöversikt 

Kommunikationsplan

Vilka behöver informeras? Hur? När? Vad? Varför? Olika lärosäten har olika strategier gällande kommunikationsplaner - här är ett exempel från Lunds universitet.

Arkivering och gallring

Arkivering och gallring genomförs enligt lärosätets rekommendationer. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering.

Uppdatera dokumentation och information

Kanske finns Sunet Connect beskriven på flera ställen på ditt lärosätes webb - gå igenom och/eller uppdatera/informera författarna. 

Stöd till användare

Dina användare kanske själva vill spara sina inspelningar och hur man laddar ner dem.

Så här gör du: Ladda ner inspelningar


  • No labels